Si estás pensando remodelar o abrir una oficina este post será de gran utilidad para ti, las últimas tendencias en equipamiento y suministros de oficina están abiertas a innovar haciendo equipos y mobiliario que se adaptan a las necesidades de cada quien sin dejar de cuidar el buen gusto y la sofisticación.
Lo primero es planificar de acuerdo a la actividad que será realizada en la oficina, es importantísimo tomar en cuenta los factores ergonómicos, que tendrán una incidencia directa en la salud de las personas que laboran en esa oficina.
Tomar en cuenta cosas como la garantía de cada mueble y la seguridad que va ser utilitario es decir va tener una función o funciones específicas, sin sacrificar la belleza y el diseño.
Factores básicos a tomar en consideración al montar una oficina.
Comprar, según las necesidades y la multifuncionalidad, en base a eso debemos pensar en:
- Actividad que se realizará en esa oficina
- Número de personas que laboran en esa oficina
- Dimensiones exactas del sitio que se va a equipar
- Presupuesto disponible para esa inversión
- Tiempo del que dispones para equipar tu oficina
Luego de definir todo esto, entonces hay ocho elementos que resultan imprescindibles al momento de montar tu oficina.
Mobiliario
El mobiliario es todos los muebles que serán usados en esa oficina, sillas, mesas, escritorios, estantes, repisas, papeleras, bibliotecas. Para optimizar los espacios, recuerda que lo mejor es que este mobiliario tenga varias funciones y que todo lo que tengas en ese espacio sea completamente necesario.
En una de las últimas tendencias en materia de oficina, llamada oficina abierta, se estila mucho que en cada estación de trabajo el mobiliario sea compartido, eso no ayuda mucho ahorrar dinero y espacio.
Dispositivos electrónicos
Ya la vida sin dispositivos electrónicos es prácticamente inviable, sobre todo en un ambiente comercial. Pero el tipo de dispositivos que requiera dependerá de el tipo de actividad que se desarrollará.
Lo que si te podemos recomendar es que los software, PC, laptop, tablets que compres sea de última generación ya que cambian muy rápido y teniendo lo último nos aseguramos un tiempo prudencial de vida útil de estos dispositivos. Esto no quiere decir que tengas que comprar las más caras, no, las que se adaptan a tus necesidades.
Acceso al Internet
Tan importante como los dispositivos electrónicos, es el acceso al Internet, pues uno sin el otro no tiene casi ninguna función. Es importante que te asegures de que tengas el acceso adecuado para los equipos que van a ser utilizados y la disposición del cableado sea la más adecuada.
Dispositivos multinacionales
Como te hemos dicho en múltiples oportunidades, dependerá de la actividad que realicemos en la Oficina, pero, puede ser que tengas necesidad de alguno de estos equipos multifuncionales es decir que impriman, envían fax, saquen copias. Si bien hoy en día casi todo se hace de manera digital, en algunos casos pueden ser necesarios y estos equipos que hacen varias cosas nos resuelven muchos problemas.
Papelería o material de oficina
Aún cuando estamos en la era digital y la utilización del papel a disminuido (afortunadamente) siempre es necesario tener cosas como bolígrafos, engrapadoras, libretas, abre huecos, cinta adhesiva, clips, pizarras, etcétera. Qué serán útiles a la hora de tomar notas, hacer recibos, etcétera
Telefonía
Algunas empresas equipan a sus empleados con teléfonos celulares, eso está muy bien. Pues en la actualidad son muchísimas las operaciones que se hacen con el móvil, pero siempre es bueno tener un sistema portátil o fijó que permita mantener siempre la comunicación entre las personas que laboran en esa oficina y los clientes te si los hubiere.
Ventilación e iluminación
La falta de iluminación puede producir fatiga, es de suma importan que está área de trabajo cuente con suficiente luz natural y artificial además de fuentes de ventilación (ventanas) esto asegurará un mejor desempeño de los trabajadores.
Decoración
Aunque suene poco importante no lo es. La decoración cumple con un papel importantísimo en cualquier oficina. Los estilos modernos o minimalista están muy de moda, en ellos predomina la sencillez y son poco los elemento que se utilizan, de manera de no recargar los ambientes.
Por otro lado la utilización de colores frescos, como blancos, grises, azules proporcionan un clima agradable que cada integrante de tu equipo de trabajo sabrá agradecer.
Dispensadores de agua y máquinas de café
Hacer un alto en las actividades de trabajo de ocho o diez minutos es altamente recomendado, ayuda a despejar las ideas y en ocasiones promueve la comunicación efectiva, tomarse un café o té, tener un sitio dispuesto para esto es algo que los trabajadores necesitan y agradecen enormemente.
Debes considerar que necesitaras un área (pequeña) para tener los implementos de limpieza y mantenimiento, estos por lo general están cerca de los sanitarios.