Oficina, deriva del latín Officium. Es el lugar, el espacio físico en donde se realiza un trabajo, en la actualidad las oficinas son el corazón de cualquier negocio, ya que en ellas se realiza, organiza y administra todo tipo trabajos.
La organización espacial de una oficina, está relacionada directamente con el tipo de empresa que en ella va a funcionar.Con el número de trabajadores que van a laborar y el tipo de mobiliario que va ser utilizado en la misma.
Son muchos los factores a tomar en cuenta al momento de diseñar los espacios en una oficina, como son la iluminación, ventilación, los colores, el mobiliario, el sistema eléctrico y el sistema de cableado.
Razón por la que no existe una disposición de espacio única, hay que adaptarla o personalizar la de acuerdo a las necesidades del negocio. Sin embargo existen algunos tipos de oficinas estandarizadas que pueden dar una idea de cómo optimizar los espacios en la Oficina.
Tipos de oficinas
Tomando en cuenta la naturaleza del trabajo y el número de personas que van a laborar ahí podemos hablar de:
- Oficinas pequeñas. Para empresas con un equipo de trabajo reducido, en donde los escritorios pueden estar bastante cerca, los equipos como impresoras, fotocopiadoras van a ser compartidos, también pueden usar la modalidad de “Islas”en donde las mesas o escritorios están pegados o utilizan una sola mesa, de manera tal que la comunicación e interacción entre los empleados es constante. En este tipo de oficina la disposición del cableado para los equipos como computadoras tiene que ser muy bien analizados antes de hacer la instalación.
- Oficina Moderna. Este tipo de oficina es ideal para equipos de trabajo más grandes, los escritorios pueden estar bien separados, utilizan equipos de última generación y también se destina espacios hermosamente decorados, bien para atender clientes o que estos tengan un sitio en donde esperar a ser atendidos. Estas pueden ser abiertas o cerradas.
- Oficinas abiertas. Este tipo de oficina está muy de moda, porque es el tipo de oficina donde no hay división ni cubículos, aún cuando se cuenta con espacios grandes, el mobiliario muy moderno es el encargado de distribuir por departamentos el lugar ideal para que las personas que ahí trabajen estén en constante comunicación.
- Oficinas cerradas. Este tipo de oficina se usa para cuando la naturaleza del negocio requiera privacidad entre los empleados. Generalmente se utilizan cubículos, es recomendable que estos cubículos sean de materiales traducidos de manera que permitan entrar la luz y no den sensación de encierro. Ya casi no se utiliza este tipo de oficinas.
- Oficinas Mixtas. Este tipo de oficina también está muy de moda, por la versatilidad que proporciona. Es para equipos de trabajo de mediano a grandes y como su nombre lo indica es un sistema mixto en donde va coexistir espacios abiertos, escritorios y mesas cercanas, equipos compartidos con cubículos bien para la atención personalizada y privada a clientes y también las oficinas privadas de directores o gerentes de la empresa.
- Oficinas compartidas.Esto es para equipos de trabajo muy pequeños opersonal independiente. Se podría decir que es una de las últimas innovaciones en materia de oficinas. Es ideal para personas que no quieren trabajar en casa como los freelancers o personas que les interesa relacionarse con otras compañías, van a coexistir espacios abiertos y cerrados (mixta) y estos pueden ser utilizados por todos los que ahí comparten la Oficina.
- Oficinas minimalistas. Es este tipo de oficinas estamos enfocados en el tipo de mobiliario que van a ser utilizados. Recomendadas para equipos de trabajo pequeños, las oficinas minimalistas se caracterizan por la utilización de mobiliarios muy sencillos, colores neutros y en donde el orden debería reinar.
Aprovechando al máximo los espacios
Para aprovechar al máximo los espacios en las oficinas debemos empezar por la selección del mobiliario. Te recomendamos lo siguiente:
- Mesas o escritorios abatibles, es decir que puedan ser utilizados de manera horizontal y luego colocarlos de manera vertical o viceversa
- Las mesas, sillas, bombos o tabiques con ruedas ayudarán con la movilidad y de esta manera tener varias funciones
- Mesas multipuestos. Ahorran mucho espacio, porque pueden ser colocadas en áreas centrales o laterales lo que nos dejará siempre un área libre para el tránsito de las personas. Además fomenta el trabajo colaborativos
- Armarios y estanterías altas. Ideal para mantener el orden además ahorran muchísimo espacios
Decoración
Lograr optimizar un espacio, requiere de ingenio y buen gusto, para optimizar el espacio en una oficina lo ideal es que la mayoría de los elementos decorativos cumplan con una función, es decir sean utilitarios. Es decir que no solo sea un mueble bonito, si no, que cumpla con una función bien sea de almacenaje o contención de algún dispositivo.