¿Te ha sucedido que llega a la oficina y no sabes donde esta cada documento, donde están las grapas de la engrapadora o que no encuentras un documento en tu computador?
En este artículo te mostraremos 10 sencillos pasos para que tengas tu espacio de trabajo organizado y optimo para todas tus necesidades. Ahora llegaras a la oficina a trabajar a gusto sin estrés.
Pasos a Paso para tener una oficina perfectamente organizada
Limpieza
Si tu oficina es de alquiler o está en un coworking, debes tener tu espacio siempre limpio. Dedica un día a la semana para llegar antes y pasar una pequeña limpieza a tu espacio de trabajo.
Ten en un espacio no muy visible un pañito con un producto de limpieza para todas las superficies, esto sirve también para casos de accidentes.
También revisa cada lugar y ve que necesitas o que no, si hay algo que tienes tiempo que no usas y no sabes para que lo guardas es mejor botarlo.
Te recomendamos que tengas en tu oficina por lo menos 2 cestos de basura, uno para papeles y materiales reciclables y otra para basura orgánica.
El escritorio de la oficina
El escritorio es el espacio que mas usaras durante tus horas de oficina y por eso es necesario que lo tengas organizado para tus necesidades.
Ten estrictamente lo necesario de uso diario, el computador como centro principal de la mesa. Después puedes colocar como una libreta de anotaciones (al lado de tu mano de escritura), recipiente de plumas y un espacio para teléfonos.
Los artículos de oficina como engrapadoras, block de nota, separadores, entre otros; deben estar en cajones con separadores u ordenadores. Se colocan por orden de mayor uso al frente y menor uso detrás. Si tu escritorio no cuenta con gavetas puedes adquirir un ordenar de oficina para artículos pequeños y medianos.
Agrega un toque persona a tu mesa con un adorno o un florero pequeño que te haga sentir en casa. Si eres una persona amante de la decoración todos tus adornos e implementos pueden ser guiados por una paleta de colores.
Por último si en tu trabajo utilizan muchos cargadores o cables, no los acumules en un cajón de forma desordenada. Compra estuches trasparente y dependiendo su uso colócalos cables en los estuches, obviamente con una su etiqueta para identificar.
Documentos físicos
Tener organizado todos los documentos es importante para que una empresa funcione de forma totalmente eficiente, no puede tener todos los documentos dispersos. Para evitar esto debe tener un espacio en la oficina, como repisas o biblioteca, donde estarán todos los documentos.
Dependiendo de su estatura coloque los documentos de mayor importancia a su nivel, y los de menor importancia en las repisas de arriba o abajo.
Para conseguir los documentos más rápido ordene todas las carpetas y portafolios con códigos de color y con su nombre específico en etiquetas. Por ejemplo, todo lo referente a finanzas de color azul, todo lo legal en rojo y así sucesivamente. Los códigos de color también sirven para dividir por proyecto o cliente.
Para los documentos de uso diario es bueno tener un cajón con separadores colgantes y d igual forma divididos por códigos de color y etiquetas.
Pero si tu trabajo depende de tener muchos libros o folletos es necesario que tu biblioteca tenga cajas clasificadoras para guardarlas y mantenerlas en buen estado.
Documentos en el Computador
Tu computadora debe estar tan bien organizada como toda tu oficina. Por ello la pantalla principal o escritorio debe contener las aplicaciones y carpetas esenciales para el trabajo diario. Mientras menos aplicaciones tengas en el escritorio más rápido se inicia la computadora.
En la pantalla principal coloca las carpetas de uso constante del lado izquierda de la pantalla y las aplicaciones de uso habitual del lado derecho. Todo organizado en filas o columnas, para fácil visualización.
Las carpetas y documentos dentro de la PC debes estar organizadas de forma parecida que tus documentos físicos. Divide los documentos por carpetas temáticas como legales, finanzas, clientes, etc.; dentro de las carpetas es recomendable organizar los documentos por tipo, porque son más fáciles de recordar.
Te recomendamos que siempre tengas un disco duro con todos los documentos en respaldo y así evitar pérdidas por accidentes. De igual forma evita guardar documentos innecesarios o ya pasados de uso, mientras más acumules más lenta será la maquina.
Decoración
No olvide que tu oficina debe ser confortable para ti, así que decóralo con un toque personal, sin muchos excesos y funcional.
Elige una paleta de colores y usa tus organizadores y frascos a base esos colores. También ten cerca una taza bonita donde puedas tomar café o té.
La idea de una pizarra de corcho o acrílica sirve tanto para organizar como darle un toque creativo a tu oficina, divídela y una parte úsala para el trabajo y la otra para coloca frases motivacionales o fotos. Por último dale un toque único y final a tu oficina con un cuadro en la pared.